学校办公室承办会议规程

学校办公室承办会议规程

为进一步改进工作作风,精简会议活动,切实改进会风,特制定本规程。

一、责任主体

1、办公室承办的各类会议的会务工作由综合科负责。

2、办公室承办的全校性党务和行政工作会议,文字工作由秘书科负责。

3、办公室承办的会议,涉及校内外有关单位的,由主任和副主任负责协调。

二、会议准备工作

(一)议题安排 

议题是会议需要讨论的问题,反映了会议的目的和任务,是会议准备的首要工作。

1、安排会议议题之前,需要收集和筛选。收集议题的渠道是:

(1)校领导批示交办的或指定有关部门汇报的问题;

(2)校内各二级单位提请讨论的问题;

(3)上级领导或上级部门指示需要学校贯彻执行的问题;

(4)其他需要讨论的问题。

2、对于收集的议题,办公室要进行筛选。议题筛选的原则是:

(1)精简原则,可议可不议的议题一律不议,不得临时增加议题;

(2)归类原则,即同类性质的问题尽量归类安排;

(3)重点原则,即根据轻重缓急程度,优先安排重要、紧急的问题。

议题拟定后,由办公室审核,报校领导审定。

(二)确定会议步骤

会议的议程、程序和日程,构成会议的步骤。其中,议程是对已经确定的议题列出的先后顺序,是程序的基础;程序是会议各项活动按先后顺序作出的安排;日程则是会议活动逐日作出的安排,是程序的具体化。

会议议程、程序和日程拟出之后,需报送校领导审定,一旦确定,无特殊情况,不得随意改动。

(三)拟定与会人员范围或名单

严格控制与会人员规模,根据会议的性质、任务、内容等拟定与会人员,与会人员名单须报校领导审定,召开全校性工作会议必须经过学校主要负责人批准。

(四)会期

科学安排会议日程,开短会,讲短话,全校性工作会议不超过半天。

(五)办理会议报批手续

需要报批的会议,须就会议理由、议题、会期、地点、人数等情况提交书面请示,报校领导批准。无报批手续的会议,办公室不予承办。

(六)分发会议通知

分发会议通知以网上公布为主。通知的内容包括会议名称、目的、内容、会期、地点、与会人员,开会时间、主办单位、主持会议领导等。重要会议可以辅以电话通知加以强调,或以学校正式文件通知。办公室分发会议通知时,一要及时,确保与会人员按时参会;二要准确,防止重发、错发或漏发。

(七)准备会议文件和材料

为提高会议效率,会前需要准备的会议材料包括:讲话稿、工作报告、会议须知、分组名单等。

原则上不印发任何会议材料,承办部门须通过办公系统或邮件将会议材料提前告知与会代表。

(八)会议场所选择和会场布置

会场布置力求简单、朴素,严禁铺张浪费,所有会场一律不张贴悬挂标语横幅,不铺设迎宾地毯,不摆放花草,不安排宴请。

(九)会前准备工作检查

会前检查分为会议准备汇报和现场检查两种方式,应以后者为主。

三、会议期间的工作

会议期间的主要任务是掌握会议动态,协助领导指挥与控制,通过精心组织和优良服务,使会议达成既定目标。会议过程中,应安排做好会议记录。会议记录要符合实际、简明扼要。

四、会议的善后工作

1、整理会议记录

整理会议记录、草拟会议纪要和会议决议案,送交领导审查。

2、会议总结

总结会议组织的得失和经验教训,为以后的会务工作提供借鉴。

 

 


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