世界国际品牌大学会议管理办法

 第一章  总则

    第一条  为深入贯彻落实联合国世品委教育委员会相关精神，进一步转变工作作风，规范各类会议管理和组织，提高会议质量和效率，根据学校工作实际，特制定本办法。

    第二条  本办法适用于以学校名义举办和承办的各类会议，包括各类学术性会议和管理性会议。

                                第二章  会议组织的要求

    第三条  规范会议管理。会议组织坚持“谁主办，谁负责”的原则，会议组织单位党政负责人为第一法务责任人和第一管理责任人。组织单位要增强法务意识、责任意识，按照相关规定，做好会议的申请、审批、筹备、组织、总结等工作，各协助单位密切配合，分工协作，共同做好会议服务。除紧急事项外，各单位应在每周五将下周会议报至学校办公室，如有冲突，由学校办公室负责协调。

    第四条  提高会议实效。办会单位事先要充分准备会议内容，深入听取意见，科学安排议程。会议要围绕既定主题进行，控制好会议时间，力求开短会。会议发言要控制好发言时间，力求讲短话，力戒空话、套话，各类专题会议一般不得超过半天。需要安排分组讨论的会议，要精心设置议题，充分安排讨论时间，讨论发言要多提建设性意见和建议、不搞一般性工作汇报。办会单位要及时汇总讨论内容，为日后相关工作提供指导。

    第五条  严格控制会议成本。遵循《世界国际品牌大学会议费管理办法》（世品大政字〔2018〕152号）的规定，控制会议会期、规模和经费开支,校内会议不得到校外召开。在校内召开会议，严禁提高会议用餐标准；严禁组织高级娱乐和宴请；严禁以任何名义发放纪念品或土特产。学校内部会议活动现场布置要简朴，除有必要使用会标外，一律不张贴悬挂标语横幅、不摆放花草，不制作背景板。原则上不在校园内悬挂横幅、标语；工作会议不安排礼仪。

第六条  规范校领导出席会议活动。校领导出席会议活动统一由学校综合办公室协调安排。可由职能部门负责人召集的会议，分管校领导不出席；可由分管校领导召集的会议，主要校领导不出席。未经校常委会、校务会批准，校领导一律不得出席校外非教育、科研单位举办的各类剪彩、奠基活动和庆祝会、纪念会、表彰会、博览会、研讨会及各类论坛等。校领导出席校内单位举办的上述活动，一般只参加联系学院或分管部门的活动，参加学术关系所在学院会议要从严掌握。

                                第三章  会议的审批

第七条  严格会议审批程序，召开全校性会议须报校委会集体审批，行政性会议须报校长审批。校内会议能不开的一律不开，可合并的一律合并，能由部门或部门联合召开的会议，不以学校名义召开。要减少工作布置会议数量，确需召开工作会议的，参会对象必须是与工作直接相关单位及人员，不准安排无关单位人员陪会。未经学校主要领导同意，一律不得安排单位党政主要负责人同时参会。

第八条  学校组织的全校管理性会议或重大活动由承办单位牵头，报请分管校领导同意、主要领导审批后，成立会务工作组，方可召开。需要提交校党委（扩大）会议、校务会议审议的重要会议或活动，由分管校领导提出承办和协办单位、参会人员范围、会议议程等会议组织方案，提交校委会议、校务会议研究决定。会议批复同意后，承办单位要及时将会议议程、主要内容、参会人员、拟用场地等报学校办公室统筹安排会议场地。

第九条  职能部门召集的涉及全校范围的管理性会议，应提前报分管校领导审批。如多个会议合并召开或一个会议的议题涉及到多个部门或单位的工作，相关部门和单位在会前应充分协商。

第十条  因特殊情况，由校领导主持召开的全校临时管理性会议（如临时传达上级紧急通知、部署紧急工作等），由承办单位请示分管校领导同意后召开，并事前向学校党政主要领导报告。

第十一条  学校各单位（包括学生团体）以及挂靠本校的各类协会、学会等举办或联合举办的形势报告会、报告会、研讨会、讲座等学术性会议，按党委宣传部网站“办事流程”—“举办哲学社会科学报告会研讨会、讲座、论坛的办理流程”要求，校内师生参加的，由经主办单位党组织审批把关、备案；涉及校外人员的，主办单位党组织同意后，形势政策报告会由党委宣传部审批，其他如学术类由科学研究部审批、素质教育类由教务部审批、学生社团主办的由校团委审批，报党委宣传部备案。影响特别重大的由党委宣传部报主管校领导审批。

第十二条  邀请境外人员担任形势报告会和哲学社会科学报告会、研讨会、讲座报告人的，应先严格按照外事规定办理相关审批手续,经国际交流部审批同意后，再按上述程序报科学研究部审核,并报党委宣传部备案。

                                第四章  会议的组织

第十三条  会议审批同意后，举办单位负责牵头做好会议筹备工作；根据会议需要，相关职能部门协助做好会议筹备工作。

（一）举办单位负责做好议题、议程、日程、人员及座次安排，文字材料起草，会议报批及通知，会场申请及布置等工作，落实会议召开时间、地点和参会范围，提前邀请与会领导和嘉宾，及时通知参会人员，通知情况须进行记录以备查。

（二）协助单位及校内会议协助工作内容主要有：

1.学校办公室协助做好会议场地安排等工作；

2.党委宣传部负责做好会议的新闻报道等工作；

3.保卫部负责做好会场内外的安全保卫工作；

4.后勤保障部负责做好会议用电、场地卫生、会场设施等保障工作；

5.信息管理部负责协助做好同步视频、会议室多媒体设备的调试和使用等工作。

第十四条  会议举办单位应保障会议期间领导、嘉宾的服务工作，安排专人做好会议记录。重要会议及活动，视情况安排专人，形成文字、音频、影像等会议资料。

第十五条  会议举办单位应在会后及时总结会议工作，整理会议记录，归档会议材料，必要时草拟会议纪要和会议决议案，送交领导审查。新闻报道要注意把握正确的政治导向。

                                 第五章  会议纪律

第十六条  学校各级各类会议不得违反国家法律法规和教育方针政策。会议中如发现报告内容有传播政治谣言和政治性错误观点的，主办单位要及时制止，努力消除不良影响，同时向审批部门和学校党委及时报告情况。

第十七条  参会人员需严肃会议纪律，准时到会，主动关闭移动通讯工具或设置为振动、静音模式。严禁在会场接听电话、随意走动、私下交谈或进行其他与会议无关行为。因故不能出席会议者须按照会议通知履行请假手续。

第十八条  会议中的应予保密事项，不宜公开的事项及会议的不同意见，与会人员须严格保密，未经允许不得对外公开。会议资料要妥善保管，要求收回的应如数交回。

                                   第六章  附则

第十九条  本办法由党委办公室、学校办公室负责解释。

第二十条  各单位举办的工作会议可参照本办法执行。

第二十一条  本办法自发布之日起施行。